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打ち合わせは絶好のビジネスチャンスです。
せっかくアポイントがとれたのであればぜひモノにしたいですよね。
打ち合わせの最中も大切ですが、
そこに打ち合わせに至るまでや終了するまでも相手はしっかり見ています。
注意すべき点をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

会社を出発する前に忘れ物がないかを確認

必要なものを出発前に確認しましょう。
・資料一式
もれなく人数分あるか確認しましょう。
不備があると打ち合わせに支障が出る可能性があります。
・名刺
名刺はたくさん持っていくようにしましょう。
お会いする予定のなかった方とご挨拶する可能性も十分考えられます。
名刺を持っていないとせっかくのビジネスチャンスを逃してしまうこともありますので、
万全な状態にしておきましょう。

開始10分前には打ち合わせ場所に到着する

訪問の場合は打ち合わせ開始時間に対して遅すぎても早すぎてもいけません。
遅延や混雑も考えてスケジューリングをしましょう。
早く着きすぎてしまった場合には、近隣で時間をつぶすようにするとよいです。
10分前には再度自身の格好が打ち合わせにふさわしいものか確認します。
コートやマフラーなどは外し、5分前には受付などに取りつぎをお願いします。

取り次ぎをお願いする

受付がある場合にはそこへ向かいます。
「〇〇株式会社の〇〇と申します。お世話になっております。
本日〇時から〇〇部の〇〇様とお約束しております。〇〇様はいらっしゃいますか。」
と名乗り用件を伝えましょう。
受付の際に記帳を求められる可能性があります。
残るものですので、丁寧な字で書きましょう。
その後受付の方が案内してくれるか、自身で行くかは会社によって異なりますので、
指示に沿って向かいましょう。
すれ違う社員の方などとの挨拶や会釈も忘れないようにしましょう。
受付がない場合は、入り口付近に席があり、取り込み中でない方にお声掛けをします。

応接間では荷物の置き方に注意

応接間などの打ち合わせ場所についた後、上座を勧められた場合は
「恐れ入ります」と言って着席しましょう。
特に着席を促されなかった場合には立って待つようにしましょう。
相手が来るまでの間に準備をします。
まず、使用するであろう資料は一式机の上に出しておきます。
必要になってから鞄をがさがさとするのはマナー違反です。
また名刺交換もすぐにできるように上着のポケットなどに入れておきましょう。
鞄は自分の椅子の近くの床に置きます。
空いている席などに置いてはいけません。
脱いだコートはカバンの上に畳んでおいておくようにしましょう。

挨拶をして会社を出る

要件が終わり、失礼する際は、
「本日はお忙しい中ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。」
とお礼を述べ、帰り支度をします。
相手が立ったままで急ぐ気持ちはわかりますが、資料やいただいた名刺などは丁寧にしまうようにしましょう。
お見送りに来ていただいている場合は、
「お見送りはこちらで結構でございます。」とお伝えします。
ビルの中の場合は会社の入り口付近、建物に入ったらすぐ受付がある場合は受付付近でお声かけしましょう。
そうお伝えしてもお見送りをするとおっしゃった場合には、そちらに従います。
コートやマフラーなどは建物を出た後に身につけましょう。

まとめ

打ち合わせにお伺いする際は、お客様という立場になります。
しかし、会社の代表としてお伺いするので、ビジネスマナーを守ることはとても大切です。
良好な関係を築くため、失礼のない振る舞いをしましょう。

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