ビジネスマネジメント

初めて社会人となる新人社員にとって、ビジネスマナーは未知なものです。
今まで当たり前にしていたことがNG行為だったり、
そんな小さなところまでマナーがあるの?と驚くこともあるでしょう。
会社に入り、すぐにビジネスマナー研修から入る会社もありますが、
すべての会社がそうとは限りません。
であるにもかかわらず、世間は”知っているもの”として扱います。
新人社員にとって、絶対知っておきたいビジネスマナーをまとめました。
恥ずかしくない社会人スタートをきってください。

何をおいても、挨拶ができることが大事

挨拶はコミュニケーションにおける基本的でもっとも大切なツールです。
挨拶のできない人が社会人とは到底言えないでしょう。
新人社員はまず社内ですれ違うすべての人に対して挨拶をすることを心がけてください。
そうすることで、自然と挨拶のできるひとになれるでしょう。
また、ただ挨拶をすればいいわけではありません。
相手の目を見て、相手に聞こえる声で行うことがビジネスマナーです。

きちんとした敬語を身につける

社会人になると敬語で話す機会が圧倒的に多くなります。
その際に間違った使い方をすると、時には相手に失礼になることもあります。
正しい敬語を身につけ、目上の方ともスムーズなやりとりができるようにしましょう。
・役職名の使い分け
役職者と話すとき⇒〇〇課長
社外の人と役職者の話をするとき⇒課長の〇〇は、〇〇は、
社外の人と社内役職者の話をするときに役職名はつけないのがビジネスマナーです。
役職名は「様」と同じように敬称なので省略します。
・「お疲れ様です」と「ご苦労様です」の使い分け
「お疲れ様です」⇒同僚や目上の人に使う
「ご苦労様です」⇒目下の人に使う
両方とも挨拶としてよく使う言葉です。使い間違えると失礼に当たります。
・尊敬語と謙譲語の使い分け
尊敬語⇒目上の方の行動に対して使う
謙譲語⇒自分の行動をへりくだって言うときに使う
例えば「言う」は
尊敬語⇒おっしゃる
謙譲語⇒申し上げる
と異なります。こちらも使い方を間違えると失礼になりますので注意しましょう。

ホウレンソウが大事

よく言われるほうれんそうとは、「報告」「連絡」「相談」のことです。
ビジネスマンが仕事を円滑に行うために必要な行為です。
特に新人社員にとっては、何をとってもわからない状況かと思います。
勝手な判断をせず、ホウレンソウで指示を仰ぎましょう。
「報告」
業務の終了報告や結果報告、仕事のミスなども報告が必要です。
結果⇒その理由⇒今後の対策、の順に報告をするとよいでしょう。
「連絡」
重要度によって手段は異なりますが、確実な情報を確実に伝える必要があります。
口頭だけでなく、後に残るものを使用するのがよいとされています。
「相談」
はじめは良し悪しも判断が難しいものです。困ったり迷ったりすることがあれば、
簡潔に内容をまとめて相談しましょう。

身だしなみが第一印象を決める

ビジネスにおいて一番大切なのは清潔感です。
男性と女性で注意する点は異なりますが、相手にどう見えるかを考えれば、
・派手なものは避ける
・不衛生にしない
・綺麗でシワのないものを身に着ける
ことが選ばれるでしょう。

まとめ

上記で触れた、
・挨拶
・言葉遣い
・ホウレンソウ
・身だしなみ
は必ず押さえておきたい新人社員のビジネスマナーの基礎です。
相手に不快感を与えないということが最も大切です。
必ず身につけて社会人としての一歩を踏み出してください。

お世話になっている取引先をもてなすことを接待と言います。接待は少人数で行うことが基本なので、普段の飲み会以上にマナーに気をつける必要があります。本稿では接待を行う際のマナーについて紹介します。

接待の場のセッティングを依頼されたら

接待に誰を呼ぶか、いつごろ行うかは上司から指示があります。指示を受けたら、会場決定などの前に、まず取引先に電話でお誘いの連絡をします。接待の場では、目下の人が目上の人を誘うことは失礼にあたります。「課長の○○の代理でご連絡させていただきました」と、上司の代わりに連絡していることを述べましょう。「接待」という言葉は使わずに、「ご招待したいお店がある」などと、間接的な表現を使います。その上で相手の予定を確認しますが、「来週後半ごろ」や「来月前半ごろ」などと、ある程度こちらから時期を限定した方が予定を決めやすくなります。話し合って、候補日を3つほど決めましょう。
次に店選びです。取引先の好みに合わせた店を選ぶことが一番なので、好みが分からない場合は、苦手な食べ物やアレルギーがないか電話をしたときに聞いておきましょう。他に店を選ぶポイントは以下の通りです。
-個室の有無 接待は個室で行うことが基本です。
-場所 取引先から近すぎず、遠すぎない場所を選びます。
-予算 会社で接待の予算が決まっている場合、収まるように。
-営業時間 閉店時間が早すぎる店は避けましょう。
店が決まったら、事前に一度来店して雰囲気や料理を確認しておくといいでしょう。問題がなければ予約しましょう。また、必要であれば手土産を用意しておきます。
場所と日時が確定したら、取引先にメールで連絡しましょう。店のホームページと地図を添付することを忘れずに。接待なので、コースの名前や料金などは絶対に書いてはいけません。

接待当日

接待当日は、自社の参加者と共に15分くらい前には店に到着しておき、席次を確認しておきましょう。重役など特に重要な相手は店先で迎えます。
接待中は、仕事の話だけにならないよう、幅広い話題を提供しましょう。天気やニュース、趣味、食べ物の話など、プライベートに立ち入りすぎない話題を選びましょう。
お酌をするのは目下の人の仕事です。上司と取引先のグラスが空いている場合、まず取引先のグラスにお酌をします。取引先の人にお酌をしてもらう場合は、「恐れ入ります」と言いながら両手でグラスを持ちましょう。お酒が弱い場合でも、注いでもらったグラスに全く口をつけないのは失礼にあたるので、一口もしくは一杯だけ飲んで、さらに飲むよう促されたら「申し訳ありません。お酒は苦手なもので」と正直に言いましょう。無理をする必要はありません。
お会計は、相手に気づかれないようにさりげなく行います。トイレなどで中座するついでに支払いをしてしまいましょう。手土産は帰るときに渡します。

まとめ

接待のマナーは以下の通りです。
-接待の目的を理解する
-上司を立てる
接待の目的は、取引先との交流を深めるためだけでなく、謝罪や、契約を結んでもらうなどさまざまです。目的によって話す内容や取るべき態度も異なってきます。上司に接待のセッティングを依頼されたときに、どんな目的で行うものかをしっかり確認しましょう。
接待は上司同士の話し合いの場です。取引先に電話やメールをするときも上司の名前を出すことを心がけましょう。接待中もメインは上司です。会話に参加することは大切ですが、長時間会話の中心になることは避けるべきです。上司同士が会話に集中できるよう、控えめな態度を心がけましょう。
接待は取引先との関係を良好に保つために大切な機会です。相手に気持ち良く食事をしてもらえるよう、気を配りましょう。

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