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ビジネスマネジメント

会社に勤めていると、自分の意思とは関係なく異動の命令が出ることが多々あります。発令から異動日まで日にちがないことが多いため、社内作業や引越し準備に忙殺されてしまいがちですが、取引先への挨拶も忘れてはいけません。本稿では、異動の挨拶のマナーについて紹介します。

訪問準備

異動を行う場合、まず上司から本人に内々に話があります。これを内示といいますが、この時点では、取引先だけでなく社内の人間にも口外は厳禁です。会社にもよりますが、内示は異動日の1ヶ月ほど前に行われます。正式な発令はそこから2週間後ぐらいなので、この間に挨拶に行く会社をリストアップしておきます。
取引先が多い場合、すべての会社を訪問する必要はありません。電話での挨拶にとどめ、特にお世話になった会社にだけ訪問するといいでしょう。転職の挨拶は数分で終わるため、アポは取らないことが一般的です。アポを取ると、相手の時間を拘束することになり、かえって迷惑になってしまいます。特にお世話になった取引先とじっくり話したい場合や、引き継ぎの社員を同行させたい場合は、アポを取ったほうがいいでしょう。
訪問予定の会社にはあらかじめ電話で異動の挨拶をします。アポを取らないときは具体的な日時は言わず、「近いうちにご挨拶に伺います」などと、訪問する予定であることだけを伝えましょう。
訪問を断られたときは、あまりしつこくせずに、電話での挨拶にとどめましょう。

訪問

挨拶する予定の会社が決まったら、訪問します。受付で会社名と部署名、氏名を述べ、異動の挨拶に来たことを伝えます。アポなしの訪問の場合は、担当者が打ち合わせ中だったり来客中だったりすることもあるため、スムーズに会えない場合もあります。待たされることも考慮に入れて、直後に予定を入れることは避けましょう。担当者を呼び出してもらい、受付で異動の挨拶をします。数分で辞去する予定の場合は立ち話にとどめ、席に案内されそうになったら「申し訳ありません。次の予定があるもので」などと、やんわり断ります。
担当者が不在の場合は、受付に名刺を渡し、ことづてをお願いし、辞去します。異動の挨拶は儀礼的なものなので、会えることより訪問した事実のほうが大切です。一度訪問して会えなかった場合には、再度訪問する必要はありません。
後任の社員を連れて行く場合には、あらかじめ引き継ぎをして、業務を完全に理解させた上で訪問します。取引先に不安を与えないように配慮しましょう。

まとめ

異動の挨拶のポイントは以下の通りです。
-状況に応じてアポを取るか取らないか決める
-スムーズに行えるよう、準備は完璧に
相手に割いてもらう時間や、同行の有無などを総合的に判断し、アポを取るかどうか決めましょう。アポを取らない場合でも、突然訪問すると相手も驚いてしまうので、事前の電話は忘れずに。
また、後任の社員と取引先との間で混乱が起こらないよう、引き継ぎは完璧に行っておきます。口頭だけでなく、必要に応じてマニュアルなどを作っておくといいでしょう。
これらのポイントは、退職の場合にも当てはまります。「自分はもう関係なくなるから」という気持ちで引き継ぎや挨拶をおざなりにすると、同僚にも取引先にも迷惑がかかりますし、あなたの印象も悪くなります。仕事の整理をした上で、会社や部署を離れるようにしましょう。

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