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PCが普及し、eメールでの情報の送付が当たり前になりましたが、ビジネスの場面では今でもFAXがよく利用されています。FAXには手紙ともメールとも違った独自のルールがあります。本稿ではFAX送付のマナーについて紹介します。

送信の流れ

FAXで送るのに適しているものは、簡単な地図や図面、枚数が少ない書類などです。機密情報が含まれる書類や枚数が多いもの、字が細かいもの、写真などは適していません。FAXは誤送信の恐れがあるだけでなく、送付先の会社の社員が見ることがあるので、機密情報を送ってはいけません。またFAXは解像度が低く、白黒のものが多いこと、相手の紙を消費するものであることも意識して、使用するかどうか判断しましょう。
次に送付状を作成します。送付状については後に記します。送付する書類が複数ある場合には、下部に通し番号を振っておくと、その後のコミュニケーションをスムーズに行うことができます。
FAXを送信するときは送付先の確認は慎重に行います。市外局番を含めFAX番号はしっかり確認しましょう。
送付後にはすぐに相手に確認の電話を入れ、担当者の手に確実に渡るように配慮します。

送付状

ビジネスの場では、FAXは必ず送付状をつけて送ります。送付状とは、送付する文書の情報を記したものです。社内にフォーマットがある場合もありますし、インターネットでも簡単に見つけることができます。追記すればいいだけなので、あらかじめフォーマットをフォルダに保存しておけば、すぐに作成することができます。
送付状には普通、以下の情報を記載します。
-受取人情報
相手の情報を記載します。誤送信時の情報漏えいを避けるために、記載する情報は、会社名と部署名、氏名のみにとどめましょう。氏名の後には「様」を忘れずに。
-差出人情報
会社名、部署名、氏名、会社住所と電話番号、FAX番号を記します。
-件名
件名は具体的なものでなくて大丈夫です。詳細情報は別項に記すため、「FAX送付のご案内」など、汎用的な件名でかまいません。
-詳細情報
送信日や送付枚数、内訳を箇条書きで書きます。ビジネスでは西暦では和暦を使うことが普通ですが、会社のルールに従いましょう。送付枚数は送付状を含む枚数です。「○枚(本状を含む)」といった書き方をすると、混乱させずに済みます。内訳には「詳細設計図」「レイアウト案」など、書類の内容を簡潔に記します。
-挨拶・追記
手紙のような時候の挨拶は省いてしまってかまいません。書類の内容で追記したいことや相手にしてほしい行動、注意点などがあればここに記載します。文章の長さは5行程度にとどめます。最後に「よろしくお願いいたします」などの挨拶を忘れずに。

まとめ

FAX送付のポイントは以下の通りです。
-前後の確認を忘れずに
-FAX送付に適した書類かよく考える
機密情報ではなくても、送付するのは仕事に必要な情報のため、確実に相手に届けなければいけません。誤送信してしまったとき、親切な会社であれば電話で知らせてもらえますが、そうでない場合もあります。だからこそ送付後の電話が必要なのです。
機密情報にロックをかけたり、紙の消費を気にせずに大量のデータを送ったりすることができるメールと違って、FAXは送る書類を選びます。しかし、メールと違って印刷する手間が必要なく、また、電話では伝えにくい細かい情報を伝えることができるのはFAXのいい点です。他のツールと組み合わせながら、上手に利用しましょう。

現在では、電話以外の顧客との連絡手段としてEメールが使用されることが圧倒的に多くなりました。個人的にはFAXを使用したことがないという人もいることでしょう。ただ、顧客によっては必要書類をEメールではなく、FAXでの送付を求めるケースや注文をFAXで送付してくるケースもまだまだ多くあります。多くの企業では、プリンターやコピー機として複合機を採用していることでしょう。ほとんどの複合機では、FAXも送受信可能です。詳しい送信方法や送信時のルールは会社ごとに異なる場合がありますので、先輩に確認しましょう。

FAX送信時に必要なもの

多くの企業では、FAXを送信する際もFAXを受信する際も、PCから印刷をする際も同じ複合機を使います。自分のPCから印刷したものが自分の手元に届かないということは、多くの経験したことがあると思います。FAXの使用頻度が少ない現状では、よりその危険性が高まります。また、PCで受信したFAXの内容を確認し、必要に応じてプリントアウトをするという手法をとっている企業もあるようです。そういった場合にも備えて、FAX送信時に「FAX用の送付状」を送り、どんな内容のFAXを何枚送信したかを、相手に簡潔に知らせましょう。

FAXで送信する文書の作成

かつては、FAXを受信する際には、感熱紙(熱を感知することで色が変化する特殊加工が施された紙)のロール紙を使用することが一般的で、様々なサイズのFAX原稿が許されていました。現在では、通常の印刷と同様のA4サイズがFAX用紙として設定されていることが多いようです。

そのため、原則的に原稿はA4サイズで作成し、その原稿の隅には (1/4) などのようにページ数を入れるようにしましょう。

「FAX用の送付状」の作成

FAXを頻繁に送付する企業においては、他の文書の送付状と同様にテンプレートが用意されていることも少なくありません。その場合は、そのテンプレートを使用します。

テンプレートがない場合は、以下を参考にして自社にあったテンプレートを作成してください。

<記載事項>
[宛先]
誤った相手に届かないよう、会社名/部署名/肩書き/氏名などを記載します。

[送信元]
誤送信の場合に備え、FAX番号を明記します。

[FAXの内容や目的]
本文の内容や送信目的について、わかりやすくまとめます。

[送信日]
いつ送信したFAXなのかを把握しやすいように明記します。

[送信した枚数]
受信したひとが確認しやすいように、記載します。

[その他特記事項]
本文に書かれていない内容や今後の行動について補足します。

-----------------------------------------------------------<FAX送付状例>------------------------------------------------------------

 

▽▽株式会社
総務部 主査
△△ □□□ 様

 

株式会社◇◇◇ 営業部
担当:△□△ □▽
FAX:03-1234-5678
(TEL:03-1234-9876)
〒100-0001 東京都千代田区千代田3-2-1
送信日:2017年1月4日 送信枚数:○枚(この用紙を含む)

FAX送付のご連絡

平素は格別なご高配を賜り厚く御礼 申し上げます。
下記の通り、FAXを送付いたしますので、ご査収ください。

1. 注文書  1部

備考

_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________

以上
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まとめ

実は、電話よりも早く発明されたFAX。電話がアレクサンダー・グラハム・ベルにより発明されたのは1876年ですが、FAX(の原型)は、1843年にアレクサンダー・ベインにより発明されています。実用化されたのは、それより後の20世紀に入ってからですが、FAXはビジネス上で使用されている技術のうち、最も古いものの一つです。歴史ある技術を活用し、あなたも素敵なビジネスパーソンを目指しましょう。

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