ビジネスマネジメント

ホウレンソウ」とは、「報告」、「連絡」、「相談」のこと。会社内での円滑なコミュニケーションには「ホウレンソウ」は欠かせません。本稿ではそんな「ホウレンソウ」について、具体的な内容及び注意したい点について解説します。

「ホウ」=「報告」について

「ホウレンソウ」の一番最初の「ホウ」は「報告」を指します。

顧客との商談結果や、作業の進捗状況等を上司に伝えること。上司はこの報告によって、部下に指示を出します。

「報告」については、上司のタイプによって対応が大きく変わってきます。大きな節目の際に報告入れるだけでOK、という上司もいれば、物事の進捗について逐次報告を求める上司もいます。また口頭での報告で問題ない上司もいれば、書面を用意して報告を求める上司もいます。

報告者と上司の視線が一致していないと、報告をしたつもりなのに、俺は聞いてない、と上司に言われるケースも発生します。単なる上司に対する「報告」ですが、その上司のタイプに合わせて「報告」を行うことが、「報告」の内容以上に大切となります。

報告の仕方は上司のタイプに合わせて行うこと

「レン」=「連絡」について

「レン」=「連絡」を指します。今後の予定や注意点等を伝えます。この「連絡」に基づいて、上司はスケジュールや優先事項の判断を行います。

内容的に「報告」と「連絡」は重複することが多いのですが、主に将来のことを扱うのが「連絡」。今後こんなことがありますよ、という内容について、担当者はスルーしてしまっても、上司の目から見ると大切な内容の時もあるので、できるだけ丁寧に「連絡」を行うべきです。

ただし、いちいちそんな細かいことまで連絡するな、という上司もいるので、「連絡」も「報告」と同様、上司のタイプに合わせて内容を考える必要があります。

「ソウ」=「相談」について

「ソウ」=「相談」を指します。トラブルや自身で判断できない内容等が発生した際に、上司に対して行います。

上司に話しにくい内容のケースが多くなりがちですが、叱責を恐れず、尚且つスピーディーに「相談」することが大切。後でしよう、と「報告」を後ろにずらすと、大半のケースでよい結果は得られません。

「報告」、「相談」は上司のタイプに合わせて行う面が大きくなりますが、「相談」については、どんなタイプの上司であれスピーディーに行うことが必須となります。トラブルが発生の際は特にスピーディーな対応が求められるので、早め早めの上司への「報告」が求められます。

ただし「相談」の際は、状況を把握しているのは上司よりも担当者なので、自分なりの対応策もできる限り用意したい所。ただし、基本的にスピード優先での対応が求められます。迷ってないで、速めに上司に相談しましょう

まとめ

会社で円滑に業務を遂行するには、「ホウレンソウ」を円滑に行うことが必要不可欠。なかなか部下としては言いにくい「報告」や「相談」もありますが、「上司」の立場からすれば、「聞いてない」とか「時既に遅し」という事態が一番困ります。

「ホウレンソウ」と一言で言っても、上司のタイプに応じて対応方法も変わってくるので、非常に面倒ではあります。しかしながら、会社の円滑な業務遂行には「ホウレンソウ」が基本中の基本。

関係がうまくいっていない上司であったり、話しにくい「報告」や「相談」であったり、上司の機嫌が悪い時もあるでしょうが、スピーディーに「ホウレンソウ」を行うことが、後々一番自分の身を助ける、ということに繋がるケースも多いため、「ホウレンソウ」はしっかりと行いたいものですね。

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