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電話対応は「会社のイメージ」として相手に伝わるということはおわかりでしょうか。会社で一番大切にしたいのは、誰が行うにしても電話対応をする人は会社の顔だということです。社会人としての常識でもある電話対応についてご紹介します

電話対応は顔が見えないコミュニケーション

会社にとってのチャンス!その一本の電話が会社の業績アップに大きくつながるかもしれません。反対に、重大なクレーム!その受け応え一つで会社の存続にまで関わってしまうかもしれません。このように、忙しい会社であればあるほど、日々さまざまな用件の電話がかかってきます。その用件は、かかってきた電話に出るまでわからないのです。そんな電話に出た社員の対応一つで、相手に与える印象は大きく変わります。しかし、電話は待ってはくれません。いやおうなしにコミュニケーションは始まってしまいます。

電話対応における受け答えのマナー

今の若手社員は携帯電話に慣れています。「もしもーし」…これでは、会社の質は下がります。会社では固定電話であって、会社の代表として電話に出るのですから、普段の「クセ」を直さなければなりません。電話対応一つで、会社の社員教育というものが見えるのです。電話対応は、テーブルマナーに似ているのかもしれません。チェックしてみる必要はあるでしょう。

メモは会社の電話対応の基本

電話が鳴った。誰かがとるだろう…「相手を待たせること」は最悪です。「お待たせしない」ことが一番です。せっかく商談が決まろうとしているときに待たせてしまうと商談は流れる、そう思っておいてもいいでしょう。相手は、会社のトップかもしれません。若手社員が率先して電話に出られるよう積極さを教育したいものです。また、会社に取って、その電話がどんなに重要な案件かわかりません。メモはいつも用意し、聞き返すことのない対応になるようにしたいものです。

会社の電話対応で「もしもし」はNG

さて、電話に出たときの第一声…「もしもし」はNGです。「お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます。」とはっきりと言えると合格点です。受け方は会社でルールがあるでしょう。「はい、株式会社○○ 山田でございます。」と、責任を持たせるためにも名まえを名乗ることもあるでしょう。名前をかたるということは、どれほど大きなことかもわかっていなければいけません。

電話対応では笑顔で、姿勢良く

電話対応では相手が見えません。しかし笑顔は忘れてはいけません。必ずその笑顔は伝わるものです。携帯慣れをした若手社員の中には、リラックスしてしまう人もいます。また、電話をするときの姿勢も大切です。姿勢が悪いと声の質やトーンに影響が出るものです。声のトーンはやや高めに笑顔で話すという基本を重視するようにするといいでしょう。周りの人たちにもいい影響を与えます。

まとめ

いかがでしょうか。電話の受け応え一つで会社のイメージが決まるということが分かっていただけたと思います。電話対応が会社の印象を左右するなんて思っていない人がまだまだ多いという現実は持っておきたいものです。あなたの爽やかで、謙虚で、きちんとした受け応えが信用につながるのです。

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