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 ビジネスシーンで最も多い依頼事の1つは、コピー取り、と言っても過言ではありません。たかがコピー取り、と言って侮ることなかれ。間違ったコピーを取ると、社内だけでなく顧客に迷惑をかけることもあります。依頼されることが多い割に、意外に知られていないコピーの取り方の注意点を解説いたします。

コピー取りを頼まれたら確認したい4つのこと

 この書類コピー取って!、と頼まれることはサラリーマン・OLであれば日常茶飯事。簡単な1枚のコピーなら、何も考えずにできますが、枚数や種類が増えたり、綴じる必要が生じると、簡単にはいきません。
 コピーを上司等に頼まれたら、下記4点を確認しましょう。

①何に使うかの確認
 頼まれたコピーは、一体何に使う書類かをまず確認。社内の会議用?それとお客様への提案資料?まずはコピーの依頼者に確認しましょう。お客様にお持ちする場合は、カラーコピーにする必要がある場合もあります。また社内用であれば、両面印刷や裏紙の利用を勧奨している会社もあります、

②用紙サイズの確認
 ほとんどの場合はA4サイズのコピーとなりますが、小さい資料をA4に拡大する場合や、その逆に縮小する場合もあります。通常のサイズと異なる場合は、依頼者にそのままの大きさでコピーするか、拡大や縮小するのかの確認を行いましょう。

③試しコピーを必要とする場合も
 セットで多くの部数のコピーを依頼された際は、最初の1部は試しコピーするのがオススメです。紙の方向が間違っていないか、ページ抜けが無いか等、最初に1部コピーをしておくと、大量コピーの後でやり直し、という無駄を省くことができます。

④コピーは綴じる場所に注意
 セットでコピーを行う際は、綴じる場所にも注意が必要。文字が縦書きの書類は右綴じ、横書きの書類は左綴じにするのが一般的です。コピー機のステーブル機能が使えるようなら、事前に確認して設定しておきましょう。

コピー機を使う際の注意点

 社内で日常的に利用されるコピー機ですが、ガラス面に修正液や汚れがついているケースがあります。コピーを取る際は、最初にガラス面が汚れていないかの確認を行うこと。また使用前と使用後にガラス面を確認して、汚れていたらふき取りましょう。
 また自分のコピーが終わった際に残りのコピー用紙が少なくなっていたら、次の利用者が使いやすいように先に補充しておきましょう。(トナーの場合は、勝手に触ってはいけないケースがあるので、ケースバイケースとなります)
 そして間違って、多くの枚数をコピーした場合、その書類の内容次第で、シュレッダーにかけるか、裏紙等に使うのか判断が必要な場合も。判断がつかない際は、コピーを依頼者に渡す際に、ミスコピーはシュレッダーでしょうか?裏紙でしょうか?、と判断を仰げば問題は生じません。
 ミスコピーから社内情報が漏えいするケースも考えられなくはありませんので、勝手に判断せず、依頼者の判断を仰ぐようにしましょう。

まとめ

 コピーを依頼されたら、その書類は「どう使われるのか」を考えて、速く・正しく・美しくコピーを取りたいものですね。職場ではよくあるコピー取りですが、お客様に渡す書類でページが飛んでいたり、汚れが目立つようでは、会社の信用にも関わってきます。またミスコピーが思わぬ形で社外に流出して、機密情報が洩れる、という事態が生じる可能性もあります。
 たかがコピーですが、コピーが会社の信用を左右することもありますので、小さな仕事と思って手を抜かず、依頼されたコピーは確実な仕事を行うよう心掛けたいものですね。

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