デスクの上に資料が散乱していては、とてもではありませんが効率的な仕事はできません。書類はしっかり整理して、文房具は事前に置くべき場所を決めてしまいましょう。デスク回りの整頓・社内の整頓は効率的な業務に繋がるので、どんな時も整理整頓を心がけるようにしましょう。
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整理整頓は効率的な業務推進に必要不可欠
あるはずの資料が見つからない、使った文房具が見つからない、何て経験は誰しも有しているはず。自分の使っているデスク整理整頓してますか？デスクの整理整頓が、一番簡単に出来る業務効率化です。机の上に置くモノは必要最小限にして、効率的な業務を行いたいものですね。下記にデスク回りの整頓のポイントを記します。
①資料は分類してファイリングすること
今後も必要とする書類を、そのまま机の上に置いてませんか？資料は取引先別、用途別等に分類して、ファイリングしておきます。ファイリングしておくことで、後ですぐに必要な資料が見つかるようになります。また増えすぎた資料は、適宜本当に必要かどうか判断をして、断捨離する必要もあります。
②文房具は置く場所を決めてしまう
ハサミがない、ホチキスが見当たらない等、モノが見当たらなくなるのは、あるべき場所が固定化されていないからです。よって文房具等のよく利用するモノは、置く場所を決めてしまいます。しっかりした工場になればなるほど、工具は置く場所も決まっています。デスクでも文房具の場所を決めてしまえば、探す手間は無くなります。
③私物は置かない
私物はロッカーに置き、デスクの上には私物は置かないこと。携帯電話等、どうしても私物を置く必要があるときは、②の文房具と同様、置く場所を固定してしまいましょう。
④退社時は机の上にモノを置かない
退社の際は机の上を片付けて、机の上にモノがない状態にして会社を出ましょう。重要書類を机の上を置いたまま退社するのは、もっての外です。退社時に机の上をキレイにしておけば、翌朝出社時に気持ちよく仕事をスタートすることができます。
どうしても机の上が片付かない場合は、デスクの引き出しに余裕スペースを作り、引き出しに入れてしまう、という方法もありますが、その場合でも必ずタイミングを見て、机の上のモノを片付けられるようにしましょう。
書類破棄のタイミング
日々意識的に整理していても、どうしても書類は溜まってしまいます。既に終了した案件等、残す必要のない書類も溜めてしまいがちですが、書類は定期的に、残す必要があるかどうかを、見直す必要があります。
四半期程度に一度、もしくはプロジェクトの合間で一旦手が空いた際は、書類の仕訳を行い、不必要となった書類はシュレッダーをかける等して、減らす努力をしましょう。事務所にも家賃がかかっています、不必要な書類で事務所スペースを占領するのは、会社としては不必要なコストをかけているのと同じこととなります。
まとめ
会社には重要書類も多いので、常日頃から整理整頓を心がけて、重要書類がデスクの上に散乱しているということがないようにしたいものです。退社の際は、机の上をキレイに片付けることができれば、情報漏洩の心配もなくなりますし、翌日朝にまた気持ちよく仕事を再開することもできます。
まとめて片付けることも大切ですが、日頃から意識的に片付けを行うことも大切です。日頃から整理整頓を心がけて、効率的に業務を行いたいものですね。
