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 仕事とは、上司から指示を受けることに始まり、報告を行うことで一連の流れが完了します。本稿では、仕事の第一歩、「指示」について、その受け方について解説いたします。

指示を受ける時の流れ

 上司の指示を受ける際、臨機応変に対応する必要がありますが、最低限抑えておくべき流れが存在します。下記の流れが、指示を受ける際の理想的な流れとなります。

①呼ばれたらすぐに返事をする
 作業中であっても、上司に呼ばれた「ハイ」と返事をして、仕事の手を止めて、上司の席に向かうこと。

②メモを持って上司のもとへ行く
 メモとペンは必須。机の上にメモとペンはすぐ取り出せるようにしておきましょう。暗記力に自信があっても、人間は忘れる生き物なので、必ずメモは取りましょう。

③話を聞きポイントをメモする
 話を聞きながら、ポイントと考えられる部分を中心にメモを取る。何をするか、いつまでにするか等、5W1Hを意識すること。

④途中で話をさえぎらず最後まで話を聞く
 途中で疑問が生じる場合もありますが、最後まで上司の話を聞くこと。上司も自分の中でストーリーを作って指示を出しているので、途中でさえぎられると困ります。

⑤疑問点を質問する
 分からない部分は曖昧なままにせず、必ず確認すること。特に時期や数については、必ず認識を一致させておくこと。

⑥内容を確認する
 メモを見ながら、指示の内容を復唱して確認。

 この中で⑤疑問点を質問する、については特に入念に行う必要があります。曖昧な指示を受けたまま、曖昧な作業に取り掛かると、作業が全く無駄になるケースもあります。上司にしつこい、と言われる可能性はあっても、疑問点は繰り返し質問をして、最初に疑問点を潰しておくことが、後々の自分のためにもなります。(ただし同じ質問は2度までが限度なので、質問自体も熟考する必要があります)

 指示を受けても、すぐに実行できない事情を抱えている際は、上司に素直にその旨と理由を告げ、上司から改めて優先順位等の適切な指示を受けることが必要となります。上司は部下がキャパオーバーになっているかどうか、把握していないケースもあります。キャパオーバーで実現不可能な仕事を受けるのは、社会人として失格です。

指示を受ける際には、上司の真意を考えるべき

 指示を受ける際の流れは上記の通りですが、上司から指示を受ける際に必ず考えるべき点があります。それは、上司は何を求めているのか=上司の真意を測る、という点。
 単なる作業を求めているのか、作業の先にある顧客との関係を求めているのか等、真意を知るのと知らないのとでは、全く支持に対する対応も違ってきます。指示の表面上の言葉だけでなく、結局上司は何を求めているのか、という疑問は指示を受ける際は常に有して対応を行うべきです。
 この、指示を受ける際に上司の真意をくみ取れるかどうかが、社会人として大きく差がつく部分となります。

まとめ

 指示を受ける際は、日ごろから自分のこなせる仕事量やスピードを客観的に把握しておくことも大切です。上司の真意をくんで的確な指示を受けることも大切ですが、その指示を全うできなければ何の意味も持ちませんし、安請け合いは納期遅れにつながり、上司他に迷惑をかけます。
 指示を受ける際は、上司の真意を考えながら正確に指示を受け、尚且つ、自らの仕事のキャパシティーを考えながら指示の内容を受ける、という2つの視点が必要となります。
 仕事の第一歩とも言うべき「指示」。確実にこなして、業務を円滑に進めたいものですね。

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