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来客との打ち合わせは社内で行うことが基本ですが、部屋が空いていない場合や相手の都合によっては、止むを得ず社外で行う場合があります。待ち合わせ場所の決め方や店の選び方など、気をつけるべき点がいくつかあります。本稿では社外の打ち合わせのマナーについて紹介します。

場所選び

社外での打ち合わせは喫茶店やホテルのラウンジなどで行うことが多いです。ホテルのラウンジは、静かで席もゆったりした場所が多いため、打ち合わせに適していますが、喫茶店にはさまざまなタイプがあるため注意が必要です。以下の条件を満たす喫茶店は、打ち合わせに適していると言えます。あらかじめ会社の周りの喫茶店を調べておきましょう。
-BGMや話し声がうるさくない
-あまり混んでいない
-席の間隔が空いている
-テーブルの広さが十分である
-喫煙席と禁煙席が分かれている
音がうるさくないことは大切ですが、静かすぎる場所では他の人に会話がまる聞こえになってしまうため、程よく話し声がある喫茶店が最適です。学生や家族連れが多い喫茶店は騒がしくなりやすいので、客層にも気をつける必要があります。駅の中や近くの喫茶店は混んでおり、回転率も早いため打ち合わせには向いていません。机の形は丸ではなく四角のものがいいでしょう。相手がタバコを吸う場合は、喫煙可能な喫茶店を選びます。タバコの臭いが苦手な人もいるので、喫煙席と禁煙席が分かれている喫茶店がいいでしょう。
打ち合わせの場所が決まったら、相手にメールで地図を送っておきます。場所がわかりやすい場合は現地集合でもいいですが、分かりにくい場合は駅の改札口などで待ち合わせます。待ち合わせの前に喫茶店を覗いて、席が空いているかを確認することも忘れずに。

注文と会計

相手と落ち合えたら、店の中に入ります。飲み物を注文して席に着きますが、コーヒーや紅茶などすぐに出てくるものを選びましょう。
席に着いたら社内で打ち合わせが行えないことへの謝罪と、ご足労頂いたことへのお礼を述べてから、打ち合わせに移りましょう。
会計は、打ち合わせをセッティングした側が払うことが普通です。先払いの場合は自分が先にレジに向かい注文し、「何にいたしますか」と相手の注文も一緒に行います。後払いの場合には相手がトイレなどに行っているときに会計を済ませます。または、打ち合わせ終了後、店を出るときに素早く伝票を取ってレジに向かいます。
相手が打ち合わせをセッティングした場合でも、レジでは財布を出して払う姿勢は見せるべきです。相手が支払いをすると言っても、一度は断りましょう。店を出た後にはお詫びとお礼をもう一度述べましょう。

まとめ

社外での打ち合わせのポイントは以下の通りです。
-なるべく応接室に近い環境を選ぶ
-会計はさりげなく行う
応接室は静かで、他の人の目もありません。社外で全く同じ環境を用意することは難しいですが、なるべく近い場所を探しましょう。普段の打ち合わせでは問題ありませんが、機密事項について話さなければならないときや、クレームの対応を行う場合は、日を改めてでも社内で行った方がいいでしょう。
レジの前でどちらが払うか押し問答するのは避けるべきです。自分が迎える側のときは、先払いでも後払いでもどちらでもスマートに会計ができるように、率先してレジに向かいましょう。
社内で打ち合わせができないことで相手に不便をかけてしまいます。挨拶やお礼などはしっかり行いましょう。

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