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相手が気持ちよく過ごせる言葉遣い
ビジネスにおいて言葉遣いは大変重要です。ちょっとした言葉で、喜んでもらえることもあれば、不快な思いをさせてしまうこともあります。スムーズにビジネスを進めていくために、ぜひ、相手に好感の持たれる言葉遣いを身につけましょう。
常に前向きな表現をする
ビジネスで会話をする場合は、相手の気持ちになって、前向きに会話をすることが重要です。例えば何かできないことを頼まれたときに、「できません。」と答えてしまうよりも、「今日中には難しいですが、できるかぎり早く対応いたします。」と前向きな表現を付け加えた方が、「がんばってやってくれる」と好印象になります。
どうするのかを考えてから話す
「できない」と断る時だけでなく、「それは間違っている」と意見を言う時や、「やってはいけない」と相手の意見に反対するときなど、前向きではない発言する場面は存在します。こういう場合でも前向きに表現するためには、一度受け入れた上でどうするのか考えるといいでしょう。例えば「それは間違っている」と伝えたい場合は「ここを直すともっとよくなりますよ」と間違っていることを自分の中で受け入れてから、どうするのかを考えて提案します。同じく「やってはいけない」と反対するのではなく、「こうされてはいかがですか？」と別の案を伝えると前向きな表現に伝わります。
自分の気持ちを挟むことで丁寧な印象に
何かを頼むときや、相手の希望に添うことができないときは、相手を尊重しているという「気持ち」を会話に挟み込むことで、丁寧な印象になります。例えば、電話をかけて相手が不在だったときに「外出しています」よりも「申し訳ございませんが、〇〇は只今外出しております。」と言ったほうが丁寧に聞こえます。せっかく電話をくれたのに申し訳なかったという気持ちとして「申し訳ございませんが」を付け加えています。この他にも「おそれいりますが」「お手数おかけしますが」「ご多忙とは存じますが」など様々なフレーズがありますので、覚えてしまいましょう。
命令ではなく依頼する
相手に何かをお願いするときには命令をせずに、依頼するように気をつけましょう。「〇〇をしてください」という言葉は命令形に聞こえてしまいます。間違った言い方ではありませんが、反論を許さないかのような威圧的な印象になるので極力避けましょう。命令形ではなく「〇〇していただけませんか」と依頼をする形にすると、優しい印象になりますし、相手も引き受けるのが難しい場合には断りやすくなります。
意見が対立しても一度受け入れる姿勢を
時には、意見が真っ向から対立してしまい、議論になることもあります。意見が対立した場合でも、相手の意見を完全に否定して論争してしまうことのないように気をつけましょう。自分の方が正しいと思っていて、相手を論破したとしても相手からの印象は悪くなるだけです。それよりも、「確かにそういった意見もありますね。ですが、私はこう思います。」というように、一度、相手の意見を受け入れてから、自分は違う意見だと伝えると、お互い冷静に議論を進めることができます。
まとめ
ビジネスの会話では、わかりやすいだけでなく印象の良さも大切です。そのためには、前向きな言葉を使い、相手の意見をよく聞き、相手の意見を真っ向から否定しないという3つのポイントが大切です。もちろんそれだけでなく、敬語がきちんと使えることや、笑顔で会話ができていることなども、お互いによい関係を築いていくための大切なマナーです。普段から意識して、感じの良い言葉遣いを身に着けましょう。
