打ち合わせ

出張当日にどのような点に気をつければよいのでしょうか。いつもと違うフィールドなので、当然普段とは違うことにも気をつけなくてはなりません。遠方で普段はお伺いできない場合には当然アフターフォローも大切です。
出張当日〜出張後で気をつける点をまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

きちんとした挨拶

訪問の際は必ず必要なビジネスマナーですが、出張で緊張してうまくできないこともあります。意識付けをすることでそういったアクシデントも回避できますので、再認識しておきましょう。交換した名刺には、ホテルに戻った後や帰社した後に、相手の特徴や話した内容などを付箋に書いて貼っておくと良いです。どうしても遠方だと記憶が薄れがちです。相手に自分を覚えてほしければまずは自分が覚えておくことです。

会社に報告を入れる

会社に報告を入れるのはビジネスパーソンとして当然のマナーです。最低でも、現地についたときと、打ち合わせが終了したとき、業務を終了するときに連絡を入れます。手段に関しては上司の指示を仰いでください。メールや電話で行うことが多いはずです。そして、業務中に一回は電話で連絡を入れるようにしましょう。不在中、会社に別のお客様や取引先から連絡があったかもしれません。急ぎ対応が必要なものもあるかもしれないので、一日の折り返しで一本連絡するようにしましょう。また、こちらで至急対応が必要な件があった場合も連絡するようにしましょう。

接待を受ける場合

お伺いした相手から接待を受ける可能性なくはありません。こちらがお客様という立場になりますが、謙虚な姿勢を忘れてはいけません。お酒が入るとどうしても気持ちがふわふわして、うまくコントロールできなくなることもあります。しかし、相手に迷惑をかけるわけにはいきません。飲む量を調整し、理性を持って相手とコミュニケーションをとるようにしましょう。後で上司が知って、お叱りをうけるようなことになることは避けなければなりません。

業務後も節度を持って

業務後は確かにプライベートの時間です。しかし、だからといって何をしてもいい、というわけではありません。地元のおいしいものを食べに行ったり、観光する程度であれば問題ありませんが、仕事に支障のない程度に留めなければなりません。

帰社後の社内報告

帰社したら出張報告をする必要があります。方法に関しては会社によって異なりますので確認が必要です。そして、不在時の着信やメールを早めにさばくようにしましょう。中には至急案件がある可能性もあります。不在だったことを謝罪し対応しましょう。

お礼の連絡を忘れずに

お伺いした会社へのお礼の連絡を忘れてはいけません。本来であればお礼状として送るのが一般的ですが、最近ではメールでも送ることがあります。内容としては、仕事のことというよりも、お伺いできて良かったという内容が望ましいです。できれば帰社した日かその翌日には送るようにしましょう。

まとめ

出張では、自分についていい印象を持ってもらうこと、そしてその内容を忘れずに報告することが必要です。実になる出張になるように自身の立ち振る舞いやアフターフォローに細心の注意を払いましょう。

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