ビジネスシーンでは新人であっても上司や先輩、同僚に仕事を依頼するケースがあります。そんな時は自分がどんな指示を受けたら分かりやすかっか、と言うことを思い出しながら指示を出すと、依頼した仕事は進みやすくなります。
本稿では、仕事を依頼する時のポイントについて解説致します。
目次
分かりやすく的確な指示を出すこと
上司から指示を受けて、この指示は分かりにくいな、と思ったことはありませんか？自らが指示を出す時、相手にそう思われることだってあります。よって、こちらから指示を出す時は、分かりやすく的確な指示を出すことを心掛けたいものです。5W1Hを意識しながら、できるだけ具体的な指示を伝える努力をしましょう。
また、依頼されたほうが気持ちよく仕事ができるように依頼する、という依頼の仕方も大切。仕事だからやって当たり前、という態度は厳禁。仕事を依頼する相手に、感謝の気持ちを忘れることのないようにしましょう。
＜仕事の依頼プロセス＞
仕事を依頼するプロセスは、上司から指示を受けるプロセスと類似しています。
①依頼する相手を選ぶ
該当業務に精通している人が基本。
②相手の都合を聞く
相手が仕事を受けられる状態かどうかを確認。
③依頼内容を具体的に伝える
5W1Hに留意して、内容・目的・期限を正確に且つ具体的に伝える。納期は余裕を持って依頼する。納期に余裕がない時は、急ぎの案件である旨を念押しする。
④質問がないか確認
依頼内容に疑問点がないか、こちらから確認
⑤進捗を管理
時間がかかる依頼の際は、こちらからどんな状況でしょうか？、と確認を入れると、依頼相手も自分も安心ができます。
⑥成果物の確認と受取
依頼の成果物を、お礼を添えて受領。もし内容に不備等があれば、対応を依頼する。
自分が上司から仕事の指示を受けて、不安や疑問を持った点の逆を行えば、第三者に仕事を依頼する際に、間違いは少なくなります。
特に仕事を依頼する際、曖昧な依頼を行うと相手も何をしていいか分からないまま仕事を進めることになるため、その目的や納期等は確実に具体的に伝える必要があります。
また依頼内容の説明が一通り終わった後は、こちらから疑問がないか、尋ねるのもオススメします。特に部下に仕事を依頼する時は、こちらから疑問が無いか尋ねると、遠慮して言えなかった質問が出てくるケースもあるので、積極的にこちらから声掛けをしたいものです。
仕事を依頼する時の大原則
こちらから仕事を依頼する時、相手に対し感謝の気持ちを忘れてはいけません。仕事を頼まれてくれれば、有難う、と声をかけ、仕事に困っているようであればフォローして、時には相手のやる気が出るような言葉をかける等、仕事をやって頂く、ということを忘れずに、丁寧な対応が必要となります。
また一旦依頼した仕事は、自ら経過を確認することも必要。必要以上に確認を行うと、逆効果の場合もありますが、自らが依頼した仕事なので、その仕事には自ら責任を負う必要があります。
まとめ
仕事は基本的に一人でできるものではありません。他人の仕事をしたり、他人に仕事を依頼したり、第三者とのかかわりあいの中で仕事は進んでいきます。若手の頃は、基本的に仕事を受ける（＝指示を受ける）ケースが大半ですが、年を経るにしたがって徐々に他人に仕事を依頼するケースも増えてきます。そんな時は、自分が指示を受けて困ったこと等を思い出しながら、相手に対し分かりやすい指示を出したいものですね。
