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打ち合わせの約束は、ビジネスにおいては非常に重要なことです。相手の都合もありますし、打ち合わせの軽重や期限などを考えて、相手に失礼とならないように慎重に進めなければなりません。

打ち合わせの約束は相手の都合から

ビジネスで当たり前のように行われている打合せの約束です。取引先や顧客を訪問するときにはこの約束を取り付けることがビジネスマナーです。打ち合わせの約束は、相手の都合を優先させます。さらに、用件によっては、前もって先方と事前に日程を調整して、文書での申し入れを行った上で訪問ということになります。重要な用件ほど、慎重に行うようにしましょう。当日、必要書類などの資料がある時には、できるだけ早く事前に送付しておくことも必要になります。

訪間先の下調べをしっかりと

では、打ち合わせの約束をして訪問するときのビジネスマナーについてご紹介します。重要な打ち合わせがあることを想定します。まず、訪問先への交通手段や所要時間については当然のことながら、事前に調べておかなければなりません。入り組んだ場所の場合もありますし、新しく建ったビルの場合ですと、地図に載っていないことも想定されます。しっかり調べておくことが大切です。

出社時は

さあ、出社です。打ち合わせに必要な書類や資料(中身も再確認できれば)、自身の名刺などの忘れ物がないかを確認します。重要な打ち合わせほど、この確認は慎重になる必要があります。そして、お手洗いに行って身だしなみを整えましょう。清潔感のある身なりを心がけます。10分前には、訪問先の受付に到着するように余裕を持って出かけます。「行ってきます!」と大きな声で気合を入れて出社するのも必要でしょう。

訪問先でのビジネスマナー

受付では 10分前に受付に到着し、会社名と所属、氏名、打ち合わせの約束の概要と担当者名を伝えます。「○時に、○部の○○様とお約束させていただいております。お取次ぎをお願いいたします。」とはきはきと言って、受付の指示に従います。冬場にはコートを着ていく場合もあります。受付前にきちんとコートを脱いでおきます。また、多少寒くても重要な打ち合わせの約束ですから薄手のコートの方がいいでしょう。

応接室では 受付係の人に応接室に案内されます。上座を勧められますが、それは断らずに席につきましょう。荷物は床におき、書類等を机上に準備しておきます。お茶が出てきた場合は、自分だけが部屋にいる場合は、口を付けても大丈夫です。

打ち合わせの基本的な流れ

1.応接室の扉がノックされます。立ち上がりましょう。挨拶の後、持参した手土産を渡します。初対面の場合は名刺交換をします。

2.いきなり本題には入らないようにします。世間話も必要で、できれば「貴社の○○については、好評ですね」などと相手を称えるようなお話ができるといいでしょう。相手と親近感を持つため、緊張をほぐすためにも雑談は必要です。

3.本題に入りますが、打ち合わせの約束をした時に、事前に書類などは読んでくださっていますので、結論から伝えます。そして、相手からの質問を待ちます。

4.打ち合わせは、訪問者が切り上げるのがビジネスマナーです。打ち合わせでの決定内容の確認をし合って終了となります。

5.訪問者から「貴重なお時間を頂きましてありがとうございました」とお礼を言って応接室から退出します。

まとめ

打ち合わせの約束は、ビジネスマナーにおいて重要なことがお分かりいただけたでしょうか。打ち合わせによっては簡単なものもありますが、その際にも相手の都合から始めて、相手に失礼にならないようにしてください。その打ち合わせがきっかけとなって、大きな商談になるかもしれません。打ち合わせの約束をきちんとできるあなた(会社)は評価されていくでしょう。

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