指示をした仕事について、その後の報告がなければ、指示をした人はその仕事の経過、問題点、結果を把握することができません。指示者に結果報告を行うことは、指示を受けた人の義務となります。また報告をしっかりできる人が、信頼できる人、ということになります。本稿では、報告の仕方について解説いたします。
目次
報告のポイント
上司の指示を受けた後、結果的にどうなったのかは、どんな結果であれ必ず報告を行う必要があります。しかし、上司は小説を読むような形での報告を求めている訳ではありません。下記に報告を行う際のポイントをまとめました。
①時間を必要とする指示は中間報告を必ず入れる
すぐに済ますことができる指示に中間報告の必要はありませんが、時間を必要とする指示は、必ず中間報告を入れるようにします。中間報告を受けることで、上司も指示の内容が進捗していることを確認でき、安心することができます。上司としては、急に出来ませんでした、となるのが一番困ります。中間報告を入れることで、進捗は順調かそれとも心配事項があるか等、の相談が可能にもなります。
③状況が悪くなった場合は、早期に報告し指示を仰ぐ
指示を受けた内容について、状況が悪くなった際は、早期に上司に報告を行い指示を仰ぎます。悪い報告こそ早く行う、というのが社会人としては鉄則となります。報告があった時は既に手遅れだった、というのが指示を受けた側としては最悪な対応となりますし、指示した側の責任問題にもなりかねません。。
③報告は結論を最初に述べて、簡単に分かりやすく話す
報告は、結論→理由→経過の順に、簡潔に分かりやすく行います。
内容が複雑な時や上司が文書での事前に求めた際は、文書にして報告を行います。尚、報告内容は、簡単であっても何らかの形で記録に残すと、後々問題が発生した場合に指示内容を振り返る際に非常に役立つので、メモ書き程度でも指示の内容を記録に残すことをオススメします。
必ず報告の場を作る
上司は忙しくしている場合が多いため、なかなか報告の機会が得られないケースもあります。そんな時は、○○の件でご報告を行いたいのですがいつがよろしいでしょうか？、と上司に直接聞くのが最善の手となります。
手短にすむ要件なら、スグにでも、となるでしょうし、込み入った内容の場合は、ここの時間で・・・、とスケジュールの確保もできます。
報告ができる段階になったら、報告の場を作ることも必要不可欠となります。そして忙しい上司の場合、報告の場を作る相談も必要不可欠となります。
曖昧な報告は不要
上司の指示を受けた結果、「多分」「一応」という曖昧な表現の踊る報告もありますが、曖昧な報告を上司は求めていません。曖昧な報告を行うのであれば、途中の中間報告の際に、もう少し突っ込んだ指示を受ける等の対応が必要となります。
報告は受けたが、こんな曖昧な内容の報告では使い物にならない・・・、ではお互い時間と労力の無駄になります。そんなことにならぬよう、曖昧な結果になりそうな際は、途中途中で上司に相談することも必要になります。
まとめ
上司から受けた指示は、報告を行って、上司がその報告を受け入れて、初めて一連の流れが終了となります。曖昧な報告であったり、報告ができる状態でも報告する機会がなければ、一連の流れは終了することにはなりません。
中間報告を入れながら、また悪い兆候は早期に上司の耳に入れながら、上司の指示に対し確実に報告を行いたいものですね。
