手紙やメールで、役職のある方に宛名を書くこともあります。「さあ、たいへんです。」というのも、送る相手が役職のある方なら、その宛名の書き方で迷ってしまうことがあるのです。敬称の付け方がそのいい例で、きちんとしたビジネスマナーとしての書き方をしなければいけません。
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役職には敬称の意味がある
会社での日常を思い浮かべてください。部長さんを呼ぶとき、どう呼んでいますか。それぞれの立場で変わってくるでしょうが、新人として「○○課長様」と言っている方はいないでしょうか。もちろん、もう会社での新人教育で「○○課長」でいいんだよ、という指導は受けられていることでしょう。このように、自社であれば役職に様などの敬称は付けないのがビジネスの上では常識なのです。役職というものは、その言葉の中に敬称の意味も含まれているのです。
「課長様」はどう？
では、手紙やメールの宛名ではどうでしょうか。「社外」の役職者に対して送る場合にどうするかということです。「○○課長様」ですね。ただビジネスマナーとしては、これはNGなのです。役職名に敬称の意味が含まれているからです。ということは「○○課長」と、あたかも自社の課長を呼んでいるか、呼び捨てのように聞こえてしまいますね。知っておいてほしいのは「課長 ○○様」という書き方です。「役職名 氏名 様」です。これは、先ほども述べましたが、「課長様」という言い方をしない方がいいということなのです。
○○株式会社
課長 ○○ ○○様
例外として知っておきたいこと
例外としては、例えば多数の会社の社長あてに同じ種類の文書を送付する場合です。相手の会社の社長の名前が分かりません。こういう場合は、「○○株式会社 社長様」でいいでしょう。この場合は、「社長」という名称に「様」をつけていると考えるようにします。また、社長あてでなく、会社宛てでいいのならば「○○株式会社 御中」でもいいでしょう。
「御中」の使い方
ビジネスの宛名でよく使うのが「御中」です。上述のような会社名のあと、部署名や団体名のあとに付けるものです。御中を使った事例は、「○○株式会社 御中」「○○株式会社 総務部 御中」「○○協会 御中」などがそうです。他の会社宛てに送るときは「御中」を書いておけば間違いはありません。ビジネスでの宛名として欠かすことのできない言葉です。
「各位」の使い方
各位は複数の個人に宛てた敬称です。○○に関係している方、すべてに宛てた文書ですということです。各位を使った事例では「○○株式会社 社員各位」「○○株式会社 ○○関係各位」「○○競技会 会員各位」などがそうです。ビジネスマナーとして、各位の間違った使い方は、各位様、各位殿、各位御中ということになります。言うまでもありませんが、各位は敬称です。様、殿、御中を付けると、二重敬語ということになってしまいます。
まとめ
このように、基本は、個人宛の宛名は「様」、会社宛ての宛名は「御中」です。宛名に使う敬称は正しく使うことがビジネスマナーとして大切なことなのです。役職のある方に宛名を書く時には、もちろんあなたの名前が相手の役職者にわかるということですね。あなたが、新人であれ、中堅であれビジネスマナーを身に付けているかどうかを評価されるということにもなるのです。
