何か依頼を受ける際、社会人はメモを取ることが鉄則。暗記力に自信があっても、人間は忘れる生き物、メモを取ることで仕事を依頼する側も安心して仕事を依頼できます。仕事では必須のメモ、そのメリットについて解説いたします。
目次
メモを取ることで相手も安心できる
社会人は依頼を受ける際はメモが必須、と言われますが、簡単な依頼であったり、暗記力に自信があれば、メモは取らずに済ませがちです。しかしながら、人間は忘れる生き物です。それに、メモを取らずに依頼を聞いている姿を見ると、依頼側は、本当に依頼内容を聞いているのか？、と思ってしまうものです。よって、どんな時も仕事等の依頼を受けた時はメモを取るようにしましょう。
メモのメリット
メモを取ることのメリットは下記4点が挙げられます。
①情報を記録できる
メモさえ取っておけば、どんな時でも仕事等の依頼の内容を確認できます。またどんなに大切な情報や、よいアイディアが浮かんでも、忘れてしまっては意味がありません。どんな時もささいな内容でもメモをしておけば、記録として残すことができるので、後で見直して活用することができます。
②情報を整理できる
依頼内容や聞いた話について、何となく理解したつもりだったものが、メモとして文章にすることで、その内容が非常にクリアになることがしばしばあります。ボンヤリした内容を、具体的な内容にするには文字化するのが一番。メモを取ることで情報が整理され、ボンヤリしていた依頼や情報が、クリアになることがあります。
③相手を安心させられる
前述していますが、メモを取る、という行為は相手を安心させられる行為でもあります。少なくともメモを取りつつ話を聞いていれば、この人は話を聞いているのか？、という余計な疑念を相手に抱かせることはありません。暗記力に自信があったとしても、相手を安心させるという意味で、メモを取ることをオススメします。
④後から振り返ることができる
メモがあれば、その後に詳細な報告書等を作成する際に、参考としながら作成することができます。またメモの内容を分析したり、メモの情報を基に新しい着想等を得ることもできます。メモを取れば、そのメモを活用して、次の活動に生かすことができます。またメモがないと、あの時どうだったっけ・・・、と思い出す手間も必要になるため、効率的に新しい活動を行うことが可能になります。
まとめ
仕事等の依頼を受けた時やアイディアを思いついた時、あと回しにせず、まずはその場でメモを取る習慣を付けたいものです。そのためには、デスクの上にメモとペンがすぐに取り出せるように、まだ移動中でもすぐにメモとペンが取り出せるようにしておく、という工夫も必要となります。
報告書を作成する際も、メモ一つあるのとないのとでは、その作成時間に大きな差が生じます。メモがあることで報告書作成のヒントが得られるため、業務効率アップのためにも、必要不可欠の存在と言えます。
中には暗記力に自信がある方もおられるでしょうが、相手を安心させるという観点、またその後の業務効率を考えれば、どんな時でもメモは必ず取るようにするのがオススメです。どんな時でもスグにメモが取れるように、日ごろから準備はしておきたいものですね。
