業務上で知り得た、顧客の個人情報や他企業の情報等の、会社の情報は秘密を守る必要があります。これら業務上知り得た秘密を守るのは社員の義務となっています。
昨今、ツイッターで社外秘の情報が漏れて問題となるニュースも報道されていますが、自らが当事者とならないよう、社内外の秘密情報は取り扱いに十分な注意が必要です。
情報漏洩を防ぐために意識したい4つのポイント
会社で仕事をすれば否応無く、個人情報等の機密情報に触れる機会が生じます。機密情報に触れる事自体は何ら問題ありませんが、これらの情報が外部に流出すれば、非常に大きな問題となります。機密情報を知らず知らず外部に漏らしてしまうことのないよう、日頃から下記の点を注意するようにしましょう。
①書類の処分はしっかり行う
うっかりミスで社外秘の書類が社外に流出すれば、会社としての信用は大きく毀損し、流出元の社員は厳罰に処されます。そんなことにならぬよう、必要なくなった書類は直ぐにシュレッダーで処分すること。保存の必要がある書類の場合は、すぐに鍵のかかる書庫等に保管してしまうこと。基本的に必要のない書類は極力持たないようにしましょう。
②離席する時は書類を裏返しPCはスリープに
昼食等で離席する際は必ず書類は裏返しにし、PCはスリープ状態にすること。営業等で外出の場合は、机の上に書類は極力片付け、PCの電源も切りましょう。外出中に、タマタマ他人が席に座って、書類が散らかってしまう、ということもあるので、退社時以外も席を外す際は、机の上に書類を残さぬようにしましょう。
③内部情報や機密情報は話さない
内部情報や機密情報は話さない、と決めてしまいましょう。特にお酒の入った席で、気分が大きくなった時に、いらぬ話をしてしまうことがありますが、内部情報・機密情報は社内飲み会でも話さない、と決めてしまえば、少なくとも自分の口から情報が漏れることは無くなります。居酒屋等での社内飲み会、誰が話を聞いているか分かりませんので、内部情報・機密情報を話すのはご法度です。
また家族であっても、内部情報・機密情報は話さない、という姿勢は徹底すべきです。
④仕事のデータは持ち帰らない
会社で仕事が終わらず、家で仕事を行いたい、という場合は、仕事用のデータを家に持ち帰るケースがありますが、極力仕事のデータは持ち歩かぬようにしましょう。どうしても、データを持ち出す場合は上司の許可を得るのは当然ですが、早期に返却するよう心がけましょう。
ちなみに仕事を家でするより、翌朝早めに出社して仕事を片付ける方が、実は効率的なケースが多いので、忙しい時は早朝出勤することをオススメします。
⑤不用意にツイッターを利用しない
プライベートでツイートした内容が、実は会社の機密情報だった、という事態も十分にありえます。ツイッターの利用は個人の自由ですが、そのツイートの内容は充分に気を付けましょう。また自分は注意していても、友人や家族に話した結果、機密情報がツイートされる可能性もあります。よって繰り返しとなりますが、ツイッターで情報が拡散される昨今、友人や家族であっても機密情報を話さない、というスタンスはこれまで以上に重要となっています。
まとめ
情報漏洩を防ぐということは、会社の信用を守るという意味もありますが、自らの身を守るという意味もあります。一旦情報漏洩が発生すると、会社としては大きな損害が生じます。自らが情報漏洩の当事者とならぬよう、常日頃から情報漏洩を防ぐように心がけたいものですね。
