会社に訪問してくる方に対して、まず挨拶や案内をするのは受付です。その挨拶は、たいていの場合「いらっしゃいませ」ですね。それも、あたかも待ち構えていたような挨拶にすると最高でしょう。しかし、なかなかそうではないのが現実のようです。「受付」で無駄話をしてきちんと挨拶や案内ができていない会社があるようです。受付係がない会社では、社員が、不審者を見るような目でジロジロ見るだけという会社もあります。
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受付係の案内は
受付係の仕事ぶりを見てみますと、まず「いらっしゃいませ」と椅子から立ちあがってお辞儀をします。明るく、大きな声で「いらっしゃいませ」ですね。そして、「どちらにお取次ぎいたしましょうか？」という言葉です。ここまでがスムーズに行うことができたら、この会社はきちんとした社員教育が行き届いているという評価を受けることになるのです。
「総務課をお願いします。」単に取り次ぐ場合は「承知いたしました。しばらくお待ちください。」と内線で連絡を取るという段取りになります。「弊社の総務課は、あちらにございますエレベータで5階まで上がっていただきます。担当の○○が待っておりますのでよろしくお願いいたします。」
「営業の○○さんをおねがいします。」「恐れ入りますが、お名前頂戴できますでしょうか。」という会話になることもあるでしょう。「それではしばらくお待ちください。」といって営業の○○さんに声をかけに行くという場合もあるでしょう。
このように、受付係の仕事は「いつ訪れるかわからない相手に、失礼のないように、挨拶をし、案内をするという重要な役割があるのです。
受付がいない会社での案内は
受付がいない会社では、ある程度担当を決めておかなければなりません。というのも「誰かが応対してくれるだろう」という意識をみんなが持ってしまっては大変ですから。基本的には、お客様に気付いた人が大きな声で「いらっしゃいませ」です。そして、小さな会社ならば、どんなお客様に対しても立ち上がって「いらっしゃいませ」と言うのがビジネスマナーです。
もし、約束をしている相手が来られた場合はどうでしょうか。受付では「○時に○○様が来られるということをわかっておかなければなりません。「こんにちは。○○様でいらっしゃいますね。お待ちしておりました。経理の方にご案内いたします。」という一言になると、好感が持て、もしビジネスであれば、これがきっかけでうまく事が運ぶことになるかもしれません。
お部屋への案内
さて、次に、お客様を会議室などに案内をする場合ですが、「会議室はこちらでございます。どうぞ。」と、お客様は廊下の中央を歩いていただくようにし、自分はお客様の少し前を歩くようにしましょう。
お客様の席への案内
さて、会議室などでのお客様の席はどうでしょうか。会議室ではお客様には、もちろん上座にご案内します。上座は、入り口から遠い席です。「どうぞこちらのお席でしばらくお待ちくださいませ。」と、奥の席までご案内します。
お見送り時のエレベータへの案内
大切なお客様ならもちろんですが、お見送りはエレベータがある場合はエレベータが閉まるまでと、心得ておくのがいいでしょう。エレベータまでご案内し、ボタンを押して待ち、できれば1階のボタンを押して、エレベータ内へお客様を案内します。最後は「ありがとうございました」と、エレベータが閉まるまでお辞儀をします。
まとめ
来客や取引先との対応を行う人は会社の顔という自覚を持って対応しなければなりません。各会社では、その対応において、ご紹介したようなビジネスマナーを心得ているでしょうか。ビジネスマナーにおける「案内」は、時としておろそかにされてしまうものです。どのような訪問者であっても同じような対応ができるように、日ごろから心がけておきましょう。
