海外の来客を迎える

インターネットが普及し、交通手段が発達した時代において、海外に出て仕事をすることが当たり前になってきました。また、海外出張で一時的に日本に仕事に来ている人もたくさんいます。海外の来客を迎えても戸惑わないように、海外のビジネスマナーを知っておくことは重要です。本稿では海外の来客を迎えるときのビジネスマナーについて紹介します。

海外のマナー

日本に駐在しているビジネスマンであれば、日本の文化について多少なりとも知っている場合が多いですが、短期間だけ日本に来ている人は分からないことがほとんどです。そのような人は、自分の国のマナーを使って接してくるため、相手の国のマナーを知っておくことで混乱を防ぐことができます。
海外のビジネスマンは初対面で握手を求めてきます。握手は目上の人から、女性の方から手を出すものです。手を出されたら自分も出して、相手の目を見ながら力強く握手します。握手の文化は欧米だけでなく中国や韓国にもあります。
握手を終えてから名刺交換を行います。欧米では日本のように名刺交換に厳しいルールがありません。名刺をメモ代わりにすることも普通です。ぞんざいに扱われたとショックを受ける必要はありません。
重要な来客の場合、通訳の方が同行したり、あなたの会社の誰かが通訳をしてくれたりすることがあります。話し合いは通訳を介して行われるため、ついつい通訳の方を向いて話してしまいがちですが、取引を行うのは通訳ではありません。たとえ言葉が通じなくても、直接取引を行う人の方を向いて言葉を発しましょう。

避けるべき言動

日本では問題ない行動や話題であっても、他の国では失礼どころか侮辱と捉えかねないものがあります。海外の来客に不快感を与えないためにこのような言動を知っておくことは重要です。また、自分が海外出張したときにも注意しなければいけません。以下に商談中に行ってしまいがちなNG言動を記します。
-腕を組む
日本では考え事をするときに腕組みをしますが、欧米では敵対感情の表れと捉えられます。怒りを感じたときにする仕草のため、このジェスチャーをすると相手の態度が一気に硬化してしまいます。
-人差し指と親指で丸を作る
日本では「OK」の意味ですが、フランスでは「ゼロ」「使い物にならない」という意味です。海外のお客様だからとジェスチャーを使おうとして、商談がまとまりかけのときにこのような仕草をすると、残念な結果になりかねません。「OK」と言いたいときは代わりに親指を立てたジェスチャーを使いましょう。
-相槌を打つ
日本では、「話を聞いています」「理解しています」という意思表示として、相手の話の途中にうなずいたり、短い言葉を挟んだりします。相槌を打つことがビジネスマナーですが、欧米では相槌を打たないことがマナーです。日本の感覚で相槌を頻繁に打つと「早く話を終わりにしてくれ」という意味になってしまい、たいへん失礼です。海外の来客との打ち合わせ中は相槌を控えめに。また、相手が相槌を打たなくても不安がらずにどんどん話を進めましょう。

まとめ

海外の来客を迎えるポイントは以下の通りです。
-相手のビジネス文化を理解する
-寛容な態度で接する
国や地域によって文化が違うように、ビジネスマナーも大きく異なります。何気なく行った言動が、相手を深く傷つけてしまうこともあります。習慣を変えることは難しいですが、知識として知っておくだけでも大きな違いが出てきます。来客を迎える前には、相手の国のマナーについてよく知っておきましょう。
海外の来客について、日本にいるのだから日本のビジネスマナーに従うべきという考えもあります。しかし、私たちが習慣を捨てられないように、彼らも自分の国のマナーに囚われてしまっています。寛容な態度で接すれば、相手も心を開いてくれるはずです。
言葉が通じないからと気負わずに、おもてなしの心を持って来客を迎えましょう。