せっかくセッティングできた打ち合わせ、ぜひ良い機会にしたいですよね。
たくさん話したい内容があってつい長くなってしまったり、
導入がうまくいかなくて、押し売りのようになってしまったり、
そんな経験をしたことはないでしょうか。
その原因は話す順番にあることが多いのをご存知ですか。
話をするのにもビジネスマナーがあります。
打ち合わせの際の話し方についてまとめましたのでぜひ参考にしてみてください。
目次
話す順番を把握しておこう
いただいた貴重な時間の中で、効率よく相手に趣旨を理解させ、
こちらの要望を理解してもらうことはとても難しいことです。
最近、仕事がうまくいっていないなと思う方はまずここから見直すとよいでしょう。
どんなに急いでいても挨拶は忘れない
相手が入ってきたらまずは立ち上がり挨拶をします。
「お世話になっております。本日はお忙しい中ありがとうございます。」
などとおこえかけするとよいでしょう。
名刺交換がまだの場合にはここで名刺交換を行います。
そして相手から座るようを促されたら着席します。
いきなり本題に入らず、アイスブレイクや世間話から
事を急く気持ちはわかりますが、
いきなり本題に入るよりは雑談をして緊張をほぐしてからの方がよいとされています。
天気の話や時事的な話など、相手が興味を持ちそうな内容がよいでしょう。
即席で話すのに自信のない方は事前に調べてから行きましょう。
初めてお会いする相手には自己紹介などをしてもよいかもしれません。
ただし、相手が非常に急いでいる場合はこのかぎりではありません。
「お急ぎとのことですので、さっそく本題に入らせていただきます。」とお断りを入れてから話を始めましょう。
本題はまず結論から話す
相手にわかりやすく説明をするのがビジネスマナーです。
説明が長くなると趣旨を理解しにくいことがありますので、
結論⇒理由の順に話すとよいとされています。
例えば、
「本日は〇〇商談会にご出展いただきたくお伺いしました。」
とお伝えをし、
その後、
いつ
どこで
誰に向けて
何を
の部分を説明します。
またそれをお願いする理由と必要性・メリットを伝えます。
それを根拠づける資料なども準備しておくといいでしょう。
打ち合わせを終わる場合は訪問した側から
立ち去る側が話に区切りをつけるのがマナーです。
例えば、「私のお話は以上となりますが、ご不明な点などございますか。」
などとお伝えし、自分の話したいことが終了したことを知らせましょう。
そのあとは、本日の話の内容をまとめます。
さらに、その後の動きについても期限などもふまえて復唱するとよいでしょう。
「本日はお忙しい中ありがとうございました。」
とお礼の言葉を伝え、帰りの支度をはじめます。
まとめ
打ち合わせ時の話し方は、その結果に大きく影響します。
わかりにくい話について企業は首を縦に振ってはくれません。
話の内容を明確にし、簡潔で分かりやすいものにしましょう。
最近実績が振るわないなあ、と思う場合は原因はここにある可能性があります。
知識がついてくると、つい余計なことを言ったり脱線して話の趣旨が不透明になることがあります。
ぜひこの機会に自身の話し方について見直してみるとよいでしょう。
